?。?）控制職能的含義

　　簡單的控制職能只涉及批評某位下屬人員，指出他的問題。而廣義的控制職能則涉及策劃的其他各種職能，它使策劃工作成為一個封閉的系統(tǒng)。控制職能是對組織內(nèi)部的策劃活動及其效果進行衡量和任何機構(gòu)及其承辦的活動項目都需要控制。這是因為即便是在制訂計劃時進行了全面的、細(xì)致的預(yù)測，考慮到了實現(xiàn)目標(biāo)的各種有利條件和影響因素，但由于環(huán)境條件是變化的，策劃者也受到其本身的素質(zhì)、知識、經(jīng)驗、技巧的限制，預(yù)測不可能完全準(zhǔn)確，制訂出的計劃在執(zhí)行過程中也可能會出現(xiàn)偏差，會發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時，控制職能就起到了執(zhí)行和完成計劃的保障作用，以及在該策劃控制中產(chǎn)生新的計劃、新的目標(biāo)和新的控制標(biāo)準(zhǔn)的作用。通過控制職能，能夠為策劃者提供有用的信息，使之了解計劃的執(zhí)行進度和執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差及偏差的大小，并據(jù)此分析偏差產(chǎn)生的原因；對于那些可以控制的偏差，通過組織機構(gòu)查究責(zé)任，予以糾正；而對于那些不可控的偏差，則應(yīng)立即修正計劃，使之符合實際。

　　使策劃過程形成相對封閉的系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，計劃職能選擇和確定了組織的目標(biāo)、戰(zhàn)略、政策、方案和程序，然后，通過組織領(lǐng)導(dǎo)等職能去實現(xiàn)這些計劃。為了保證計劃目標(biāo)的實現(xiàn)，就必須在計劃實施的不同階段，根據(jù)由計劃產(chǎn)生的控制標(biāo)準(zhǔn)，檢查計劃的執(zhí)行情況。這就是說，雖然計劃工作必須先于控制活動，但是其目標(biāo)是不會自動實現(xiàn)的。一旦計劃付諸實施，控制工作就必須穿插其中進行。它對于衡量計劃的執(zhí)行進度，揭示計劃執(zhí)行中的偏差以及指明糾正措施等都是非常必要的。同時，要進行有效的控制，還必須制訂計劃，必須要有組織保證，必須要配備合適的人員，必須給予正確的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)。所以說，控制職能存在于策劃活動的全過程中，它不僅可以維持其他職能的正?；顒?，而且還可以在必要時通過采取糾正偏差的行動來改變其他策劃職能的活動。

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　　作為一種封閉系統(tǒng)，控制職能的基本程序包括確定控制標(biāo)準(zhǔn)、評定活動成效、分析衡量成果和采取糾正措施等4個環(huán)節(jié)。

　　①確定控制標(biāo)準(zhǔn)。策劃控制過程的第一步就是確定一些具體標(biāo)準(zhǔn)，這是整個控制工作的質(zhì)量保證。所謂標(biāo)準(zhǔn)，就是評定成效的尺度，它是從整個計劃方案中選出的對工作成效進行評價的關(guān)鍵指標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)的類型一般有時間標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)率標(biāo)準(zhǔn)、消耗標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行為標(biāo)準(zhǔn)等。最理想的方式是以可考核的目標(biāo)直接作為標(biāo)準(zhǔn)。但更多的情況往往是需要將某個計劃目標(biāo)分解為一系列的標(biāo)準(zhǔn)。

　?、谠u定活動成效。對于評定成效而言，主要問題是如何及時地收集適用和可靠的信息，并將其傳遞到對某項工作負(fù)責(zé)而且有權(quán)采取糾正措施的策劃者手中。常用的控制方法有：個人觀察、統(tǒng)計報告、口頭報告、書面報告和抽樣檢查。

　?、鄯治龊饬拷Y(jié)果。分析衡量結(jié)果的工作就是要將標(biāo)準(zhǔn)與實際工作的結(jié)果進行對照，并分析其結(jié)果，為進一步采取管理行動做好準(zhǔn)備。一旦工作結(jié)果在容限之外，就可以認(rèn)為是發(fā)生了偏差。這種偏差可能有兩種情況：一種是正偏差，即結(jié)果比標(biāo)準(zhǔn)完成得還好；另一種是負(fù)偏差，即結(jié)果沒有達到標(biāo)準(zhǔn)。如果工作結(jié)果出現(xiàn)負(fù)偏差，那么偏差的原因也可能是各種各樣的。因此，策劃者就不能只抓住工作的結(jié)果，而應(yīng)該充分利用局部控制，將工作過程分步驟分環(huán)節(jié)地進行考慮，分析出偏差出現(xiàn)的真實原因。一般來講，原因不外乎三種：一是計劃或標(biāo)準(zhǔn)本身就存在偏差；二是由于組織內(nèi)部因素的變化，如營銷④采取糾正措施?？刂七^程的最后一項工作就是采取管理行動，糾正偏差。偏差是由標(biāo)準(zhǔn)與實際工作成效的差距產(chǎn)生的，因此，糾正偏差的方法也就有兩種：改進工作績效，修訂標(biāo)準(zhǔn)。